Comment se déroule l’assemblée générale de copropriétaires ?
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Obligatoire au moins une fois par an, une Assemblée Générale de copropriété, également appelée Assemblée Générale de copropriétaires ou AG de copropriété, permet de valider, par le biais des votes des propriétaires ou de leurs mandataires, de nombreux sujets liés à la vie de la copropriété.
Elles se tiennent en physique, soit dans les locaux professionnels du syndicat de copropriétaires, soit dans une salle de la commune où l’immeuble est situé, ou encore par vote par correspondance.
Le choix de la date et du lieu
Il est important avant même de commencer à réfléchir aux différentes questions qui vont être abordées durant l’assemblée générale de copropriété, de choisir la date et l’heure à laquelle elle va avoir lieu. Celles-ci sont fixées par le syndic de copropriété professionnel ou bénévole, en concertation avec le conseil syndical ou tout autre représentant des copropriétaires.
En effet, pour garantir la présence d’une majorité de copropriétaires, il est intéressant de s’adapter à leurs disponibilités, parfois à fin de journée ou plutôt en soirée selon les cas.
De plus, le lieu de l’assemblée générale des copropriétaires est soumis à des règles précises comme le fait de se tenir dans la commune même de l’immeuble, sauf si le règlement de copropriété prévoit d’autres possibilités de lieu différent.
La durée
La durée d’une assemblée générale de copropriété sera très différente d’une AG à une autre. En effet, ce qui va rendre une assemblée générale de copropriété rapide ou non, sont :
- La taille de l’immeuble ;
- Le nombre de lots ;
- Le nombre de questions inscrites à l’ordre du jour et leur complexité ;
- Et les divergences dans les discussions des différents copropriétaires et mandataires.
La feuille de présence
Chaque copropriétaire de l’immeuble ou de l’ensemble des lots, est convié à l’assemblée générale de sa copropriété. En début de séance, les copropriétaires présents physiquement, ainsi que les mandataires, doivent signer une feuille de présence établie par le syndic de copropriété.
Celle-ci indique leur nom, domicile et la quote-part dont ils disposent (tantième fixé par le règlement de la copropriété). L’heure d’arrivée peut également être indiquée en cas de retard d’un copropriétaire. La feuille de présence et les mandats constituent une annexe au procès-verbal en fin d’assemblée générale. À défaut, l’assemblée générale est nulle.
La désignation du président de séance
C’est l’étape qui marque le début de l’assemblée générale : la désignation du Président de séance, et pour l’accompagner, d’un ou plusieurs scrutateurs. Il est élu à la majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés.
Le syndic de copropriété ne peut être élu président de séance. Cependant, celui-ci assure le secrétariat lors de l’assemblée générale en étant élu à cette fin.
L’ordre du jour
L’ordre du jour sert à établir les sujets qui seront évoqués lors de l’assemblée générale. Les copropriétaires doivent donc débattre sur chaque point de l’ordre du jour.
Ces questions sont discutées les unes après les autres lors de la séance afin d’apporter un vote sur chacune. En ce sens, un sujet non rédigé sur l’ordre du jour ne peut être soumis aux votes des copropriétaires par la suite.
Il est donc important d’inscrire à l’ordre du jour tous les points que vous souhaitez débattre pour ne pas vous retrouver ensuite contraint de réaliser une assemblée générale extraordinaire.
Le processus de vote en assemblée générale
Une assemblée générale de copropriétaires amène forcément à un processus de vote.
Le vote doit se faire soit par écrit, soit à main levée afin d’identifier les copropriétaires qui ont voté et de comptabiliser correctement les voix. Le résultat étant basé sur la règle de majorité.
Il est important de noter que chaque copropriétaire possède un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantième (ou millième). Par exemple, un copropriétaire avec 100 millièmes possède 100 voix lors du vote. Un copropriétaire avec une quote-part supérieure à la moitié est majoritaire à lui seul. Son vote ne peut cependant pas dépasser 50% des voix.
La crise sanitaire a également favorisé le vote par correspondance, que nous vous expliquons dans notre article dédié au vote par correspondance. Le copropriétaire peut ainsi voter à distance par le biais d’un formulaire. Il a jusqu’à trois jours avant la date de l’assemblée générale pour envoyer son vote au syndic de copropriété, soit par courrier postal, soit par e-mail, soit par remise en mains propres au syndic.
Rédaction du procès-verbal
Lors de l’assemblée générale, le secrétaire de la séance, c’est-à-dire le syndic de copropriété, a pour rôle de rédiger le procès-verbal (voir le rôle de votre syndic). Dans ce document, est retranscrit le résultat des votes à l’ordre du jour, avec l’intitulé de chaque question votée.
Ce procès-verbal comprend le nom des copropriétaires qui ont voté contre, ou qui se sont abstenus. Il est ensuite signé par le président de séance, le syndic de copropriété, ainsi que les scrutateurs.
Ce document est très important et résume l’intégralité des échanges en assemblée Générale de copropriétaires. Il conclut la séance et doit être envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires opposants.
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